انتشار تازه ترین اخبار اپراتورها و تکنولوژی – وبلاگ بهشارژ

  • RSS
  • Delicious

آداب الکترونیکی یا نتیکت چیست؟ (شماره سوم) نتیکت در ایمیل

ارسال شده توسط بهشارژ   ۱۵ - تیر - ۱۳۹۶   بدون نظر    تعداد نمايش 117

آداب الکترونیکی شماره سوم

 

نتیکت در ایمیل

یادتان هست پیشتر در مورد داشتن شناسه یا همان آیدی مناسب صحبت کردیم؟ در مورد ایمیل هم همان حرفها را می‌خواهیم بزنیم اما آدرسی که شما برای ایمیلتان انتخاب می‌کنید مسلما مهمتر از شناسه در یک سایت یا بلاگ است. چرا؟ چون شما با این آدرس با همه جا می‌خواهید تماس بگیرید: آموزش دانشگاه، پشتیبانی شرکت ارائه دهنده اینترنت، کارفرمای جدید که می‌خواهد استخدامتان کند و خب دوستان و آشنایان. بعضی‌ها ایمیل جدا برای کار و تفریح دارند. ایمیل کمتر جدیشان را به دوستان می‌دهند و آدرس ایمیل مناسب و جدیشان را به اشخاص حقیقی و حقوقی رسمی. ممکن است این روش جواب بدهد اما دقت کنید که هم آدرس ایمیل و هم نام و نام‌خانوادگی که برایش انتخاب می‌کنید مناسب استفاده‌ی شما باشد. مثلا فکر می‌کنید آدرس Khoshtip.tala@xxx.com برای ارسال رزومه به یک سازمان معتبر مناسب است؟ همین‌طور نام و نام‌خانوادگی که برایش انتخاب می‌کنید هم باید اسم خودتان باشد یا حداقل اسم مستعار مناسب. مثلا به جای نام ننویسید: دوستدار قلبها

نتیکت

امان از اسپم

اسپم یا هرزنامه، ایمیل‌هایی هستند که ناخواسته به دست شما می‌رسند و اکثرا هدف تبلیغاتی دارند. هربار ایمیل را باز می‌کنید کلی از این ایمیل‌ها دارید که سایتی شما را به خبرنامه‌اش اضافه کرده بدون اینکه از شما بپرسد. اما بعضی وقتها دوستان و آشنایان شما هم آنقدر در روز ایمیل‌های جوک و خاطره و سخنان حکیمانه و عکس‌های بانمک برای شما می‌فرستند که دیگر با اسپم کردن فرقی ندارد.

هر ایمیلی را به کل دفترچه آدرستان نزنید. ایمیل‌های حاوی مطالب سرگرم‌کننده را به ایمیل کاری دوستانتان نفرستید. میدانم دوست دارید لبخندی به لب آنها بنشانید اما در روز ۶۰ ایمیل برایشان نفرستید و بهترین‌ها را انتخاب کنید. بدون خبردادن به کسی، او را به فهرست خبرنامه جدیدی اضافه نکنید. اگر هم این کار را کردید، امکانی بهشان بدهید که هرموقع خواستند اشتراک را لغو کنند.
شما هم گربه‌های بامزه را دوست دارید، هم اخبار سیاسی را هم مسابقات والیبال را دنبال میک‌نید. از عکس‌های طبیعت هم لذت می‌برید. اما دلیل نمی‌شود ۶۰ دوست دیگرتان هم همه اینها را دوست داشته باشد. مطالب بامزه را فله‌ای برای همه نفرستید. به سلیقه‌ها و آستانه صبر دوستانتان احترام بگذارید.

رفتار ایمیلی

خب، حالا برویم سراغ ایمیل‌های غیر اسپم. ایمیل‌هایی که روزانه می‌گیرید و باید بخوانید و اگر لازم بود جواب دهید. به نظرتان حداکثر تا چند روز بعد از گرفتن ایمیلی خوب است که جواب آن را بدهیم؟ برای این سوال جواب مشخصی وجود ندارد اما وقتی کار فوری باشد باید سعی کرد در اسرع وقت به آنها جواب داد. پس حداقل ایمیل‌ها را یک بار باز کنید ببینید چقدر اولویت دارند و بر اساس آن برچسب بزنید که مهم هستند یا نه. بعضی ایمیل‌ها را باید یک‌ساعته جواب داد. بعضی‌ها را می‌شود ۲۴ ساعت بعد پاسخ داد. اما یک بازه مشخص برای ایمیل‌های غیرمهم هم بگذارید. مثلا بگویید هر ایمیل را حداکثر ۴۸ ساعته جواب می‌دهم. اگر تعداد ایمیل‌هایی که می‌گیرید زیاد است و خیلی‌ها اولویت کمی دارند، حداکثر قرار بگذارید که تا آخرین روز کاری هفته به آنها پاسخ بدهید. آدم‌ها اگر یک ماه بعد جواب دهید فکر می‌کنند شما توجهی بهشان ندارید یا برایشان خیلی اهمیت و احترام قائل نیستید. با این کار – اگر ادامه یابد – ممکن است از لیست دوستان شما در بیایند و گاهی خبر مهمی را بهتان نرسانند و شما را از حلقه دوستان کنار بگذارند. همینطوری‌هاست که ارتباطات واقعی به خاطر سوءتفاهم مجازی آسیب می‌بینند. اگر ایمیل دریافتی بلند است و برایش وقت ندارید، می‌توانید فقط یک پاسخ سریع بدهید که ایمیل را گرفتید و یک تاریخ به آن فرد بدهید که در آن تاریخ جوابش را خواهید داد.

اگر به دلیل خاصی گرفتارید، مریضید یا در سفر هستید، جواب خودکار تنظیم کنید. در این صورت یک پیام خاص می‌نویسید که خودکار به همه کسانی که به شما ایمیل زده‌اند ارسال می‌شود. به آنها اطلاع می‌دهید که تا یک تاریخ مشخص – یا نامشخص-  در دسترس نیستید و عذرخواهی می‌کنید که نمی‌توانید زودتر جوابشان را بدهید. می‌توانید اگر خواستید شماره تلفنی هم از خودتان بگذارید که در صورت داشتن کار فوری بتوانند با شما تماس بگیرند. حواس‌تان باشد در استفاده از جواب خودکار زیاده‌روی نکنید.ترجیحا  تنها زمانی آن را تنظیم کنید که برای مدتی به ایمیل دسترسی ندارید و یا دسترسیتان محدود است. لزومی ندارد همیشه جواب خودکارٍ «ایمیل شما دریافت شد» فعال باشد.

وقتی می‌خواهید جواب ایمیل را بدهید، جواب (Reply) را به همان ایمیل بفرستید و از اول ایمیل جداگانه‌ای را شروع نکنید. به این صورت سابقه مکالمه را حفظ می‌کنید و افراد حاضر در این ایمیل‌ها هم با ایمیل‌های مختلف گیج نمی‌شوند. اگر باید در ایمیلی فایل مربوط به کار یا مثلا عکس‌های شخصی تعطیلات خودتان را بفرستید، برای فایل‌های ضمیمه اسم‌های مشخص بگذارید و اگر تعداد آنها زیاد است در ایمیل توضیح بدهید که هر کدام متعلق به چه بحثی است. مثلا برای فرستادن یک گزارش، تاریخ تکمیل گزارش را بگذارید: ۱۲۰۳۲۰۱۵_Report

این البته تنها یک مثال است و شما می‌توانید هرطور که به نظرتان مشخص‌تر و راحت‌تر است اسم‌گذاری کنید. مواقعی که برای دوستان فایل‌های حجیم می‌فرستید، در متن نامه ذکر کنید که فایل حجیم است. اگر دوستتان اینترنت حجمی داشته باشد ممکن است تمامی سهمیه ماه خود را بابت دانلود ویدیوی گربه شما از دست بدهد.

در متن ایمیل دقت کنید که اگر دوستانه است یا به اقوام نزدیک است، استفاده از زبان محاوره ایرادی ندارد اما برای ایمیل‌های رسمی حتما از زبان رسمی استفاده کنید. ابتدا سلام کنید و در آخر هم اسم خودتان – و در صورت لزوم مقام خودتان را در ایمیل‌های کاری – بنویسید. بهتر است اگر به شخص مشخصی ایمیل رسمی و کاری می‌زنید، اسم شخص را اول بیاورید: سلام آقای محمودی عزیز
البته همیشه املای صحیح اسم‌ها را دوبار چک کنید. آدم‌ها خیلی روی اشتباه نوشته شدن اسمشان حساسند!

اگر انگلیسی تایپ می‌کنید یادتان باشد که با حروف بزرگ تایپ نکنید چون حروف بزرگ در دنیای مجازی به معنای داد زدن است و برای خواننده هم آزاردهنده خواهد بود. خوشبختانه در فارسی این مشکل را نداریم اما از فونت مناسب استفاده کنید که نه خیلی ریز باشد و نه خیلی درشت که خواندن را مشکل می‌کند.

یادتان هست که گفتیم حواستان به زبان رسمی و محاوره‌ی ایمیل‌ها باشد. اینجا می‌خواهیم اضافه کنیم که گاهی از اسمایلی‌ها برای تلطیف محیط استفاده کنید اما از اسمایلی‌ها با احتیاط استفاده کنید. اسمایلی چشمک شاید برای رییس شرکت رقیب خیلی مناسب نباشد.

وقتی ایمیلی می‌زنیم، گاهی مستقیم به یک نفر داریم نامه‌ای می‌نویسیم اما یک یا چند نفر دیگر هم باید در جریان باشند. آدرس این آدم‌ها را می‌گذاریم در بخش cc. حالا اگر می‌خواهید یک یا چند نفر دیگر هم ایمیل را دریافت کنند اما گیرندگان اصلی متوجه نشوند، آدرس ایمیل آنها را در بخش bcc بگذارید. آدرس‌هایی که در bcc قرار می‌گیرند را بقیه نمی‌بینند.

یک استفاده دیگر bcc هم وقتی است که می‌خواهید یک ایمیل کلی را مثلا به همه دوستانتان بزنید که لزوما همدیگر را نمی‌شناسند. در اینجور مواقع حتما حتما حتما همه آدرس‌ها را باید در bcc بنویسید تا از ایمیل دوستانتان حفاظت کرده باشید و اجازه ندهید اطلاعات شخصی کسی به دست کس دیگر بیفتد. شاید مثلا یه هنرپیشه معروف دوست شما باشد و بعد ایمیلش برود دست چند طرفدار که خواب و خوراک را از او بگیرند! مسئولانه ایمیل بزنیم.

حالا فکر کنید ایمیلمان را نوشتیم و ضمیمه‌ها را مرتب آپلود کردیم و آدرس‌ها را هم جای درست گذاشتیم. به نظرتان چی کم داریم؟ آها، عنوان!
ایمیل حتما باید عنوان داشته باشد. عنوان همه‌ی ایمیل‌هایتان را salam نگذارید. اجازه دهید گیرنده متوجه شود که ایمیل تقریبا راجع به چیست. اگر فوری است، بعد از عنوان اصلی بنویسید فوری: فاکتورهای آبان – فوری
عنوان باید یک یا چند کلمه باشد یا حداکثر یک جمله کوتاه. توضیح داخل ایمیل را در بخش عنوان ننویسید که درست خوانده نخواهد شد. عنوان باید گویا باشد. مثلا اگر گواهینامه دوره رزومه‌نویسی درسنامه را دریافت نکرده‌اید و می‌خواهید به بخش پشتیبانی نامه بزنید. در عنوان بنویسید: مشکل در ارسال گواهینامه رزومه‌نویسی
این عنوان کاملا مشخص می‌کند که ایمیل شما در چه مورد است و فرد مسئول به سرعت کار شما را پیگیری می‌کند.
وقتی ایمیلی به چند نفر زده شده و آن چند نفر دارند مکاتبه را دنبال می‌کنند، باید برای جواب دادن از پاسخ به همه (Reply to all) استفاده کنید. اگر ایمیلی را که فایل ضمیمه دارد می‌خواهید برای کس دیگری بفرستید از Reply استفاده نکنید چون ضمیمه منتقل نمی‌شود. برای این کار باید از Forward استفاده کرد.

شماره دوم مقاله با عنوان نتیکت در وبسایت‌ها قبل از این منتشر شده. می توانید مطالعه کنید. ادامه مقاله را در شماره بعد بخوانید. برای انتشار مقاله در صورت تمایل لینک منبع را درج کنید.

 

______________________________________

برو بالا